Tính năng Team Workspaces (Không gian làm việc nhóm) của Omewa cung cấp các công cụ mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện họp trực tuyến ngay trên webmail, bao gồm: trò chuyện âm thanh và video thời gian thực, trò chuyện nhóm nội tuyến và chia sẻ tài liệu.
Lưu ý: Mặc dù có thể mời bất kỳ số lượng người tham gia nào vào Team Workspaces, hệ thống trò chuyện âm thanh và video sử dụng công nghệ ngang hàng nên sẽ giới hạn tối đa là 9 người tham gia đồng thời trong một phòng họp.
Bạn có thể tạo và sử dụng Team Workspaces ngay trên webmail, sau đó chia sẻ liên kết đến không gian làm việc với nhân viên trong công ty, người làm việc từ xa, đối tác hoặc bất kỳ ai mà không yêu cầu người tham gia phải cài đặt thêm phần mềm hay tải xuống bất kỳ ứng dụng nào. Người được mời chỉ cần truy cập vào đường dẫn trên trình duyệt của máy tính hoặc điện thoại di động.
Tất cả thông tin trong Không gian làm việc nhóm đều được bảo mật và mã hóa SSL hoàn toàn.
Tạo Team Workspaces – Không gian làm việc
Bất kỳ người dùng nào cũng có thể tự tạo một Team Workspaces cho cuộc họp của mình mà không cần phải là quản trị viên hệ thống. Các bước thực hiện:
- Đăng nhập vào tài khoản email của bạn trên webmail.
- Bấm vào biểu tượng Team Workspaces trên thanh công cụ.
- Nhập tiêu đề cho không gian làm việc nhóm là đã có thể sẵn sàng bắt đầu. Bạn cũng có thể thiết lập các quyền riêng tư (ví dụ: đặt mật khẩu để người tham gia bắt buộc phải nhập mật khẩu mới có thể kết nối).
- Sau khi tạo xong, bạn có thể kết nối ngay vào không gian làm việc vừa tạo và tùy chỉnh thêm các cài đặt khác.
Thiết lập các cài đặt khác
Trong giao diện của Team Workspaces, nếu cần thay đổi các cấu hình, bạn bấm vào phần Cài đặt (Biểu tượng bánh răng) ngay góc trên bên phải của giao diện. Các tùy chọn cài đặt bao gồm:
- Chi tiết (Details): Nơi thiết lập quyền truy cập và bảo mật không gian làm việc.
- Tiêu đề (Title): Tên của Team Workspaces hoặc cuộc họp trực tuyến.
- Bảo mật bằng mật khẩu (Secure with a password): Bật tùy chọn này nếu bạn muốn khóa quyền truy cập bằng mật khẩu. Hãy đảm bảo cung cấp mật khẩu cho người tham gia để họ có thể vào phòng họp.
- Cho phép người dùng khách (Allow guest users): Bật chức năng này nếu bạn không muốn người dùng phải đăng nhập tài khoản, bất kỳ ai có liên kết đều có thể tham dự.
- Quyền tải tệp lên (File upload permissions): Thiết lập quyền tải tệp lên cho cuộc họp (chỉ người tổ chức, người được xác thực, hoặc bất kỳ ai cũng có thể tải lên).
- Cài đặt Video (Video Settings): Thiết lập giá trị mặc định cho cuộc họp để tiết kiệm băng thông (đặc biệt hữu ích khi kết nối qua mạng di động hạn chế).
- Webcam: Chất lượng luồng video. Việc đặt giá trị thành Thấp là phương pháp tốt nhất khi sử dụng mạng hạn chế; trên điện thoại có thể chọn camera trước hoặc sau.
- Micrô & Loa (Speakers): Thiết lập thiết bị đầu vào (Micro, tai nghe, mic USB…) và đầu ra âm thanh mặc định.
- Liên kết cuộc họp (Meeting Link): Đường dẫn trực tiếp đến cuộc họp để chia sẻ với những người tham gia. Bạn có thể sao chép liên kết này dễ dàng.
- Lưu trữ tệp (File Storage): Theo dõi số lượng tệp và dung lượng mà các tệp được chia sẻ trong cuộc họp đang chiếm dụng.
- Trò chuyện (Chat): Cho phép xóa tất cả lịch sử trò chuyện trực tiếp đã diễn ra trong cuộc họp nếu muốn.
Giao diện sử dụng trong quá trình tham gia Team Workspaces
- Khu vực hiển thị người tham gia: Nằm ở bên phía trái màn hình, hiển thị tên, khung camera của từng người, kèm theo thanh công cụ bật/tắt nhanh camera và microphone.
- Trò chuyện (Chat): Cho phép người dùng viết tin nhắn gửi lên nhóm hoặc gửi kèm các tệp tin trực tiếp trong khung chat.
- Quản lý tệp tin (Files): Người tham gia có thể tải xuống các tệp do người khác chia sẻ. Quản trị viên cuộc họp có thêm quyền xóa tệp khỏi cuộc họp.
- Quản lý người tham gia (Attendees): Hiển thị số lượng người đang có mặt trong cuộc họp, xem và sao chép lại liên kết phòng họp. Người tổ chức có quyền xóa người tham gia khỏi không gian làm việc hoặc khỏi cuộc trò chuyện video nếu có hành vi vi phạm.
- Quản lý các cuộc họp: Giao diện quản lý lưu lại danh sách các cuộc họp do bạn tạo ra cũng như các cuộc họp bạn từng được mời tham gia trước đó, hỗ trợ xóa khi không còn nhu cầu sử dụng.
Nếu quá trình thực hiện gặp bất kỳ khó khăn nào, quý khách vui lòng liên hệ với đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời:
– Tổng đài 24/7: 0973866137
– Email hỗ trợ: Hotro@omewa.vn