Chế độ tự động trả lời (Auto-reply) là tính năng vô cùng hữu ích khi quý khách đi nghỉ mát, công tác dài ngày, hoặc ngoài giờ làm việc. Hệ thống sẽ tự động gửi một bức thư phản hồi cho bất kỳ ai gửi email đến cho quý khách, giúp họ biết rằng hiện tại quý khách chưa thể kiểm tra thư ngay lập tức. Bài viết này sẽ hướng dẫn quý khách cách kích hoạt và thiết lập tính năng này trên Webmail của Omemail.
1. Các bước truy cập cài đặt Tự động trả lời
- Đăng nhập vào tài khoản email doanh nghiệp của quý khách trên Webmail Omemail.
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt (Settings / Biểu tượng bánh răng) ở góc giao diện.
- Trong menu danh mục cài đặt bên trái, tìm và chọn mục Tự động trả lời (Auto-reply / Vacation / Out of Office).
2. Thiết lập nội dung và thời gian tự động trả lời
Tại giao diện cài đặt, quý khách tiến hành cấu hình các thông số sau:
- Bật tính năng (Enable Auto-reply): Nhấp chọn bật/chuyển đổi trạng thái sang kích hoạt tính năng tự động trả lời.
- Thời gian áp dụng (Date Range – nếu có):
- Quý khách có thể thiết lập thời gian bắt đầu (Start Date) và kết thúc (End Date) để hệ thống tự động bật và tắt chế độ trả lời vắng mặt mà không cần thao tác thủ công.
- Nếu không chọn thời gian, tính năng sẽ hoạt động liên tục cho đến khi quý khách tự tay tắt đi.
- Tiêu đề thư (Subject): Đặt tiêu đề cho email tự động gửi đi (ví dụ:
[Tự động trả lời] Tôi đang đi công táchoặcPhản hồi tự động: Tôi đã nhận được email của bạn). - Nội dung thư phản hồi (Message Content): Soạn thảo thông điệp lịch sự gửi đến người gửi, ví dụ:“Xin chào,\n\nCảm ơn bạn đã gửi email. Hiện tại tôi đang đi công tác / nghỉ phép từ ngày [Ngày] đến ngày [Ngày] và không thể kiểm tra email thường xuyên.\n\nĐối với các vấn đề cần hỗ trợ khẩn cấp, vui lòng liên hệ qua số điện thoại: [Số điện thoại thay thế hoặc bộ phận hỗ trợ].\n\nTrân trọng,\n[Tên của bạn]”\n
3. Lưu và kiểm tra hoạt động
- Sau khi đã điền đầy đủ tiêu đề và nội dung ưng ý, quý khách bấm nút Lưu (Save) để hệ thống ghi nhận cấu hình.
- Để đảm bảo tính năng hoạt động chính xác, quý khách có thể dùng một tài khoản email cá nhân khác gửi một bức thư nháp đến email công việc của mình và kiểm tra xem hệ thống đã gửi thư phản hồi tự động lại hay chưa.
Nếu quá trình thực hiện gặp bất kỳ khó khăn nào, quý khách vui lòng liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi để được trợ giúp kịp thời: – Tổng đài 24/7: 0973866137 – Email hỗ trợ: Hotro@omemail.vn