Khi khối lượng công việc tăng lên, hộp thư đến (Inbox) của quý khách có thể nhận hàng chục hoặc hàng trăm email mỗi ngày từ khách hàng, đối tác, hệ thống thông báo hay các bản tin (newsletter). Tính năng Bộ lọc thư (Filters / Rules) trên Webmail của Omemail sẽ giúp quý khách tự động hóa việc phân loại, sắp xếp hoặc xử lý email đến một cách khoa học, tiết kiệm thời gian tối đa. Bài viết này sẽ hướng dẫn quý khách cách thiết lập các quy tắc bộ lọc.
1. Truy cập vào mục quản lý Bộ lọc
- Đăng nhập vào tài khoản email doanh nghiệp của quý khách trên Webmail Omemail.
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt (Settings / Biểu tượng bánh răng) ở góc giao diện.
- Trong menu danh mục cài đặt, tìm và chọn mục Bộ lọc (Filters) hoặc Quy tắc thư (Rules).
2. Các bước tạo một bộ lọc thư mới (New Filter)
Để thiết lập một quy tắc tự động xử lý email (ví dụ: tự động chuyển các email từ một địa chỉ cụ thể vào một thư mục riêng), quý khách thực hiện:
- Bấm vào nút Thêm bộ lọc mới (Add New Filter).
- Đặt tên cho bộ lọc để dễ phân loại (ví dụ: Lọc email thông báo hệ thống, Lọc thư từ khách hàng A).
- Thiết lập điều kiện (Conditions): Chọn tiêu chí để hệ thống nhận diện email cần lọc. Quý khách có thể lọc dựa trên:
- Từ (From): Địa chỉ email hoặc tên của người gửi.
- Đến (To): Người nhận.
- Tiêu đề (Subject): Chứa từ khóa cụ thể trong tiêu đề.
- Nội dung (Body): Chứa một từ khóa hoặc cụm từ nhất định trong nội dung thư.
- Thiết lập hành động (Actions): Chọn việc hệ thống sẽ làm khi email thỏa mãn điều kiện trên:
- Di chuyển đến thư mục (Move to folder): Tự động chuyển thư vào một thư mục được chỉ định sẵn (ví dụ: thư mục Công việc, Bản tin).
- Đánh dấu là đã đọc (Mark as read): Tự động bỏ qua trạng thái chưa đọc đối với các thông báo rác hoặc ít quan trọng.
- Gắn nhãn (Tag / Label): Thêm nhãn màu sắc để dễ nhận diện.
- Xóa thư (Delete): Tự động xóa các email rác theo điều kiện lọc.
- Sau khi hoàn tất cấu hình điều kiện và hành động, bấm nút Lưu (Save) để kích hoạt bộ lọc.
3. Ví dụ thực tế áp dụng bộ lọc
- Ví dụ 1: Quý khách muốn tất cả các email có chứa từ khóa “Hóa đơn” hoặc “Invoice” trong tiêu đề tự động được chuyển vào thư mục riêng có tên Kế toán – Tài chính. Quý khách chỉ cần thiết lập điều kiện Tiêu đề chứa từ khóa và hành động là Di chuyển đến thư mục Kế toán.
- Ví dụ 2: Quý khách muốn phân loại các email nhận được từ địa chỉ
no-reply@doitac.vnvào thư mục lưu trữ riêng để không làm trôi các email quan trọng khác trong Hộp thư đến.
Nếu quá trình thực hiện gặp bất kỳ khó khăn nào, quý khách vui lòng liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi để được trợ giúp kịp thời: – Tổng đài 24/7: 0973866137 – Email hỗ trợ: Hotro@omemail.vn