Bảo mật thông tin doanh nghiệp là yếu tố sống còn, trong đó tài khoản email là cánh cửa đầu tiên cần được bảo vệ kỹ lưỡng. Tính năng Xác thực hai lớp (Two-Factor Authentication – 2FA / MFA) trên hệ thống Omemail giúp tăng cường một lớp bảo mật bổ sung, ngăn chặn tuyệt đối các truy cập trái phép ngay cả khi mật khẩu của quý khách bị lộ. Bài viết này sẽ hướng dẫn quý khách cách kích hoạt và sử dụng 2FA.
1. Chuẩn bị trước khi cài đặt
Trước khi bật 2FA trên Webmail, quý khách cần cài đặt sẵn một ứng dụng tạo mã xác thực (Authenticator App) trên điện thoại thông minh của mình. Các ứng dụng phổ biến và uy tín bao gồm:
- Google Authenticator (Có trên App Store cho iOS và CH Play cho Android).
- Microsoft Authenticator hoặc Authy.
2. Các bước kích hoạt Xác thực hai lớp (2FA)
- Đăng nhập vào tài khoản email doanh nghiệp của quý khách trên Webmail Omemail.
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt (Settings / Biểu tượng bánh răng) ở góc giao diện.
- Trong menu danh mục cài đặt bên trái, tìm và chọn mục Bảo mật (Security) hoặc Xác thực hai lớp (Two-Factor Authentication).
- Bấm vào nút Bật Xác thực hai lớp (Enable 2FA).
- Quét mã QR: Hệ thống sẽ hiển thị một mã QR trên màn hình máy tính. Quý khách mở ứng dụng Authenticator trên điện thoại (ví dụ: Google Authenticator), chọn thêm tài khoản mới (+) và quét mã QR hiển thị trên màn hình máy tính.
- Xác nhận mã OTP: Ứng dụng trên điện thoại sẽ sinh ra một chuỗi mã số ngẫu nhiên gồm 6 chữ số (thay đổi liên tục theo thời gian). Quý khách nhập mã 6 số này vào ô xác nhận trên Webmail và bấm Xác nhận (Verify) để hoàn tất.
3. Lưu trữ mã dự phòng (Backup Codes)
- Sau khi kích hoạt thành công, hệ thống thường cung cấp một danh sách các Mã dự phòng (Backup Codes).
- Quý khách nên lưu lại các mã này vào một nơi an toàn (hoặc in ra giấy). Trong trường hợp điện thoại của quý khách bị mất hoặc hỏng, mã dự phòng sẽ giúp quý khách đăng nhập vào tài khoản mà không cần dùng đến ứng dụng xác thực.
4. Đăng nhập tài khoản khi đã bật 2FA
Từ lần đăng nhập tiếp theo, quy trình đăng nhập sẽ gồm 2 bước:
- Nhập tên đăng nhập (Email) và Mật khẩu chính như bình thường.
- Hệ thống sẽ yêu cầu nhập thêm Mã xác thực 6 chữ số từ ứng dụng trên điện thoại di động của quý khách. Sau khi nhập đúng, quý khách mới có thể truy cập vào hộp thư.
Nếu quá trình thực hiện gặp bất kỳ khó khăn nào, quý khách vui lòng liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi để được trợ giúp kịp thời: – Tổng đài 24/7: 0973866137 – Email hỗ trợ: Hotro@omemail.vn