Hướng dẫn kiểm tra và xử lý sự cố thường gặp: Không gửi hoặc không nhận được email

Trong quá trình sử dụng email doanh nghiệp, đôi khi quý khách có thể gặp phải tình trạng không gửi được thư đi hoặc không nhận được thư đến từ đối tác. Bài viết này sẽ tổng hợp các nguyên nhân phổ biến và hướng dẫn quý khách cách tự kiểm tra và khắc phục nhanh chóng trên hệ thống Omemail.

1. Xử lý sự cố không gửi được email đi

Nếu quý khách soạn thư nhưng hệ thống báo lỗi hoặc thư bị kẹt không gửi đi được, hãy kiểm tra các nguyên nhân sau:

• Hộp thư đã đầy dung lượng (Storage Full):
  • Nguyên nhân: Khi tài khoản đã sử dụng hết 100% dung lượng gói cước được cấp, hệ thống sẽ tạm khóa tính năng gửi thư mới để bảo vệ dữ liệu.
  • Cách khắc phục: Quý khách truy cập vào Thùng rác (Trash), mục Thư rác (Spam) để xóa bớt các thư cũ không cần thiết, hoặc liên hệ quản trị viên để nâng cấp dung lượng gói cước.
• Sai thông số cấu hình trên ứng dụng ngoài (Outlook, Thunderbird, điện thoại):
  • Nguyên nhân: Mật khẩu thay đổi nhưng chưa cập nhật trên ứng dụng, hoặc cấu hình sai cổng kết nối (Port).
  • Cách khắc phục: Kiểm tra lại thông số máy chủ gửi thư đi phải là mail.omemail.vn, cổng SMTP 465 (SSL) hoặc 587 (TLS), và đảm bảo mật khẩu đăng nhập chính xác.
• Tệp đính kèm quá lớn hoặc định dạng bị chặn:
  • Một số tệp tin có dung lượng quá lớn hoặc định dạng nhạy cảm (như file .exe, .bat) sẽ bị hệ thống bảo mật từ chối gửi đi. Quý khách nên nén file thành định dạng .zip hoặc tải lên File Storage rồi gửi đường dẫn liên kết.

2. Xử lý sự cố không nhận được email đến

Nếu đối tác thông báo đã gửi email nhưng hộp thư đến (Inbox) của quý khách không hiển thị, hãy thực hiện kiểm tra theo các bước sau:

• Kiểm tra mục Thư rác (Spam / Junk):
  • Nguyên nhân: Hệ thống bảo mật thông minh có thể nhận diện nhầm email từ các địa chỉ lạ là thư rác.
  • Cách khắc phục: Quý khách bấm vào mục Thư rác (Spam) trên menu bên trái, tìm email của đối tác, mở thư lên và bấm vào nút “Không phải thư rác” (Not Spam) để đưa thư trở về Hộp thư đến.
• Kiểm tra dung lượng hộp thư:
  • Nếu hộp thư của quý khách đã đầy, người gửi bên ngoài sẽ nhận được một email tự động thông báo lỗi trả về (Bounce message) cho biết hộp thư đích không thể nhận thêm dữ liệu.
• Kiểm tra cài đặt Bộ lọc (Filters) hoặc Chuyển tiếp (Forwarding):
  • Quý khách hãy kiểm tra xem có vô tình cài đặt bộ lọc tự động xóa/di chuyển thư đến một thư mục ẩn, hoặc cài đặt chuyển tiếp thư nhưng không lưu lại bản sao trong Hộp thư đến hay không.
• Lỗi cấu hình DNS / Tên miền (Dành cho hệ thống mới):
  • Nếu tên miền vừa được cấu hình hoặc trỏ bản ghi MX gần đây, hệ thống có thể cần thời gian lan truyền (propagation) từ 2 đến 24 giờ để hoạt động ổn định hoàn toàn.

Nếu quý khách đã kiểm tra các bước trên nhưng sự cố vẫn tiếp diễn, vui lòng liên hệ ngay với đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi để được kiểm tra và xử lý trực tiếp trên hệ thống: – Tổng đài 24/7: 0973866137 – Email hỗ trợ: Hotro@omemail.vn