Quản lý danh bạ tập trung giúp quý khách dễ dàng lưu trữ thông tin của đối tác, khách hàng và đồng nghiệp, từ đó tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm địa chỉ để gửi email. Bài viết này sẽ hướng dẫn quý khách cách thêm mới, chỉnh sửa, phân nhóm và đồng bộ danh bạ trên giao diện Webmail của Omemail.
1. Truy cập vào quản lý Danh bạ
- Đăng nhập vào tài khoản email doanh nghiệp của quý khách trên Webmail Omemail.
- Trên thanh menu công cụ chính (thường ở góc trái hoặc phía trên màn hình), nhấp vào biểu tượng Danh bạ (Contacts). Giao diện quản lý danh bạ sẽ xuất hiện với danh sách các liên hệ đã lưu.
2. Thêm mới một liên hệ (Contact)
Để thêm mới thông tin một cá nhân hoặc đối tác vào danh bạ:
- Tại giao diện Danh bạ, bấm vào nút Thêm liên hệ (New Contact / Add Contact).
- Điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào bảng biểu mẫu:
- Họ và Tên (First name / Last name): Tên của người liên hệ.
- Địa chỉ email (Email): Địa chỉ email chính xác của họ.
- Số điện thoại (Phone): Số di động hoặc điện thoại văn phòng.
- Công ty / Chức vụ (Company / Job Title): Thông tin đơn vị công tác.
- Ghi chú (Notes): Các ghi chú bổ sung nếu cần thiết.
- Sau khi điền xong thông tin, bấm nút Lưu (Save) để hoàn tất việc thêm mới.
3. Tạo nhóm danh bạ (Groups / Categories)
Nếu quý khách thường xuyên phải gửi email cho một nhóm người cụ thể (ví dụ: nhóm dự án, phòng ban, nhóm khách hàng VIP), việc tạo nhóm sẽ giúp thao tác nhanh hơn:
- Tại mục quản lý danh bạ, tìm phần tạo nhóm/thư mục mới (New Group / Category).
- Đặt tên cho nhóm (ví dụ:
Đội ngũ Marketing,Khách hàng VIP). - Kéo thả hoặc chọn các liên hệ có sẵn vào nhóm đó. Khi soạn email mới, quý khách chỉ cần gõ tên nhóm là có thể gửi thư cho toàn bộ các thành viên trong nhóm cùng lúc.
4. Nhập (Import) và Xuất (Export) danh bạ
Omemail hỗ trợ tính năng sao lưu và chuyển đổi danh bạ thông qua các định dạng phổ biến như vCard (.vcf) hoặc CSV:
- Xuất danh bạ (Export): Giúp quý khách tạo một bản sao lưu toàn bộ danh bạ hiện có trên máy tính. Chọn tùy chọn Xuất danh bạ, chọn định dạng phù hợp (thường là vCard hoặc CSV) và tải về máy.
- Nhập danh bạ (Import): Giúp chuyển nhanh danh bạ từ tài khoản cũ (như Gmail, Outlook hoặc file excel lưu dưới dạng CSV) vào Omemail. Nhấp vào Nhập danh bạ, chọn tệp chứa danh bạ trên máy tính của quý khách và tiến hành đồng bộ.
Nếu quá trình thực hiện gặp bất kỳ khó khăn nào, quý khách vui lòng liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi để được trợ giúp kịp thời:
– Tổng đài 24/7: 0973866137
– Email hỗ trợ: Hotro@omemail.vn